Si vous suivez les meilleures pratiques en matière de paie, vous savez que vous avez besoin d’un processus de paie documenté. Comment élaborer un processus de paie ? Il y a quelques étapes pour que votre processus de paie fonctionne bien. Vous devriez toujours commencer par un audit. Tout processus de paie que vous élaborez doit être bien documenté et partagé avec votre équipe.
Effectuer une vérification de la paie
Lorsque vous vérifiez votre processus de paie, posez quelques questions pour aider à identifier les points faibles ou les trous dans votre procédure de paie actuelle. Est-ce que j’utilise des systèmes à jour ou désuets pour gérer la paie avec un maximum d’efficacité ? Quelles sont les tâches que je peux automatiser avec un processus manuel ? Est-ce que tous mes flux de travail fonctionnent efficacement ou y a-t-il une meilleure façon de les gérer ? Ensuite, creusez plus profondément dans les points faibles de votre entreprise au-delà de vos tâches quotidiennes liées à la paie. Quels sont les éléments ou les problèmes plus généraux que vous pouvez améliorer ? Votre entreprise lutte-t-elle contre le vol de temps des employés ? Des outils comme les horloges biométriques qui obligent les employés à poinçonner avec leurs empreintes digitales pourraient-ils aider à résoudre le problème ?
Faites preuve d’esprit critique à l’égard des problèmes auxquels vous et votre équipe êtes confrontés. Notez-les. Identifiez ce qui cause le goulot d’étranglement et faites un remue-méninges pour trouver des moyens de régler le problème. Vous n’avez pas à réinventer la roue ici.
Voici quelques exemples de points faibles que vous pouvez identifier dans votre audit :
- Les codes de paie ne sont pas uniformes d’une division ou d’un endroit à l’autre.
- Les calculs des heures supplémentaires dans les écarts de quarts de travail ne sont pas consignés de façon uniforme dans tous les services.
- Les congés accumulés qui ne sont pas conformes à la politique de l’entreprise.
- Les heures supplémentaires non planifiées génèrent un dépassement du budget.
En identifiant les trous, vous pouvez commencer à résoudre les problèmes qui vous empêchent d’avoir un processus de paie plus productif.
Créer un calendrier de paie
Après avoir effectué votre audit de paie, vous pouvez passer à l’étape suivante : la création d’un calendrier de paie. Avant de pouvoir vous plonger dans le développement de votre processus, vous devez savoir ce qui se passe, quand et qui est impliqué.
Votre calendrier de paie sert de lieu où tout le monde peut savoir à tout moment, ce qui se passe et quand. Quelles sont les activités de paie qui se déroulent cette semaine ? Qu’est-ce qui est prévu ce trimestre ? Cela est particulièrement important si vous avez des travailleurs à temps partiel et à temps plein qui peuvent être payés selon des calendriers différents (hebdomadaire ou bimensuel ou mensuel) et que vous devez faire le suivi de plusieurs calendriers de paie à la fois.
Cartographier votre processus de paie
L’élaboration d’un processus de paie vous aidera à vous tenir au courant de tout, des périodes de paie aux horaires d’heures supplémentaires. Ce qui est probablement le plus important, c’est qu’il vous permettra de garder le contrôle de votre budget. Avec un processus de paie en place, vous pouvez gérer et produire des rapports sur la paie avec précision en une fraction du temps. Il vous aidera également à répondre aux employés qui viennent vous voir pour des plaintes ou des erreurs après la distribution des chèques de paie. Au fur et à mesure que vous développez votre processus, considérez les étapes suivantes :
- Créez un calendrier de gestion de la paie qui permet à la fois de traiter la paie et de corriger toute erreur avant que les chèques de paie des employés ne soient dus.
- Gardez le contrôle de votre budget en élaborant un processus d’approbation avec vos gestionnaires pour les heures travaillées.
- Effectuez des vérifications au cours de la période de paye pour vérifier les données (particulièrement important si votre bureau permet aux gestionnaires d’approuver les heures travaillées).
- Examinez tout ce qu’un gestionnaire peut avoir négligé et qui pourrait entraîner le dépassement du budget de la masse salariale en heures supplémentaires.
- Mettez à jour tout changement d’employé nécessaire qui pourrait avoir une incidence sur la paie, comme un changement dans la classification de l’employé, un changement d’adresse, etc.
- Effectuez tous les rajustements de paye requis pour la période de paie. Il peut s’agir de primes, de commissions et d’augmentations ou de toute modification des déductions et des prestations de soins de santé.
- Importez les données de chronométrage et calculez la rémunération. Idéalement, cela devrait se faire à l’intérieur de votre système de paie automatisé. N’oubliez pas d’inclure les vacances et les heures supplémentaires dans vos calculs.
- Examinez les rapports de paie, y compris le rapport préliminaire de paie et la ligne de tendance des charges salariales par ministère.
- Sauvegardez vos données. Avec un logiciel de paie, vos données devraient être sauvegardées automatiquement, il suffit de les archiver pour vos dossiers.
- Déposez les taxes et vérifier la transmission aux services fiscaux.
- Gardez les fiches de temps à portée de la main pour que les employés puissent les examiner et poser des questions sur leur rémunération pour la période.
Établir des politiques de paie
Aucun processus ne peut être couronné de succès sans quelques lignes directrices pour que les choses continuent de fonctionner comme il se doit. Il est important d’avoir des règles claires et normalisées pour votre processus de paie. Cela dépendra en grande partie de votre organisation et de votre équipe. Peu importe en quoi consiste votre processus de paie, vous devez avoir des règles et des politiques claires que tout le monde suit.
Restez fidèle à votre processus
Une fois que vous avez pris le temps d’élaborer un processus de paie, suivez-le. Documentez chaque étape de votre processus et qui peut être impliqué. Notez toutes les approbations nécessaires et qui a l’autorité. Vous devrez également informer les gestionnaires de votre bureau du processus de paie et de tout changement de politique (ou leur rappeler amicalement les politiques en place). Encourager les gestionnaires à s’en tenir au processus vous aidera, vous et votre équipe, à long terme.
Intégrer les RH et la paie
Les RH et la paie sont étroitement liées – pourquoi ne pas intégrer leurs systèmes pour minimiser les erreurs et maximiser la communication et l’efficacité ? Intégrez les systèmes là où vous le pouvez et facilitez les choses pour vous et votre équipe. Avec un système intégré de gestion des ressources humaines, vous pouvez avoir le temps et les présences, la paie, la gestion de la conformité et les ressources humaines de base en un seul endroit.
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